「書留・特定記録郵便物等差出票」を自作(電子化)してみたよ

こんばんは、時短の鬼(?)チリツモ。です。

勤務で先輩からの依頼で、毎月「書留・特定記録郵便物等差出票」の紙を書いています。
2~3件ならともかく、毎月コンスタントに90件近くあるんです。
マトモに手書きすると、6時間はかかるんだ~~~(涙)

「書留・特定記録郵便物等差出票」は取扱い郵便局に確認すれば、PC出力でもOKなことが分かった。

長年手書きでやってきましたが、正直しんどいし
書き間違いしないように気は使うしで大変だったんです。

なんとかパソコンで処理できんものかと思っていたら
「取り扱い局に確認してOKであれば電子化OK」というネット情報を見かけまして。

早速郵便局の窓口で聞いてみました

そこで分かったことは、

  • 電子化OK
  • 郵便局には書式がない。自作するのはOK。
  • ただし、複写紙の申し込み書と同じフォーマットにする必要がある
  • でも、表の外線の所が丸々っと再現出来てれば、細部は問題ない
  • 用紙下部の注意書きとか「日本郵便株式会社」の文字は特にいらない(!)
  • 住所と社名、忘れずに書いてね
  • 出来れば、A4横で差出票と受領証並べて、1枚で印刷してね

ということでした。

先輩に話したところ、速攻で電子化OK出まして。
試作品を作ったら、少々手間取ったところもあったものの
あっさり完成してしまったので、ここの記事にメモしておきます。

ExcelとWordで作る
「書留・特定記録郵便物等差出票」の作り方

ExcelとWordで「差し込み印刷」をして構成します。
Excelでデータベースを作り、Wordで印刷フォーマットを作ります。
WordからExcelデータベースを呼び出します。

1.Excelで作る、データベースの作り方

ルールとしては、

  • 1行目はタイトル行
  • 2行目以降、1行1社完結(複数行に跨らないこと!)

です。

ひたすらデータを打ち込んでいって、普通にExcel形式で「保存」します。
これはこれで完成。

2.Wordで作る、印刷フォーマットの作り方

形式は、

  • 10社(10行)・1ページで構成
    以降、10社毎に改ページする

です。

差し込み印刷やったことがあるかたなら、?と思うかもしれません。
通常、差し込み印刷は、1Pに付き1件(1レコード)で改ページすることも多いからです。

でも心配ご無用。
本体を「表」で作って、「1行」に「1社」入れたら、
次の行にまた1社・・・を10回繰り返せる技があるんです。

まず、「差し込み印刷の開始」で「ラベル」指定にします。
そして、1.で作ったデータベースを指定してやります。

次に、1行目はフツーに「差し込みフィールドを挿入」します。
2行目から、頭に「ルール」で«Next Record»を入れてから、フィールド挿入します。
(Next~付けるのは先頭フィールドだけでOK)

イメージとしてはこんな感じ。

差出票と受領票、別のテーブルに見えるかもしれませんが、これは1枚のテーブルです。
(不要なところは罫線を見えないようにしています)

ちなみに、表のサイズは「固定」にするのがオススメ。
件数によって表が伸び縮みするのを防ぐ為です。

これで、あとは、「完了と差し込み」から「個々のドキュメントの編集」で
ファイル出力して、普通に印刷すればOKです。

ちなみに、通しのページ番号を入れたい場合はどうするか?

複数ページを出力したとき「ページの通し番号」って地味に必要ですよね?
ここで沼にハマりました、チリツモ。です。

通常、ページ番号はフッターとかで指定するかと思いますが、
「差しこみ印刷」でしかも「ラベル」指定なので、
どういうわけか思った通りに動作しないのです。

ファイル出力すると皆1Pになっちゃう。
なので、違う方法を模索していたら、ありました!

通し番号をふりたい位置に、
「ルール」から「«Merge Sequence #≫」を指定してみてください。

「結果のプレビュー」だと一見うまくいってないように見えますが、
ファイル出力してみるとあら不思議。

ちゃんと10件1ページ毎に、連番になっているのですー

まとめ

  • Excelデータベースは、1社1行。
  • Word印刷フォーマットの方も、表1行に対し、1社とする。
    「ラベル」指定にして、表そのもののサイズは「固定」がオススメ。
    2件目以降は、«Next Record»を入れる
  • ページ連番入れたいなら、«Merge Sequence #≫を入れてみる

です。

これ、作ると色々すごく・・・ラクです。

 

それでは、駆け足でしたが、そんな感じで。

ではね!

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