わたしのオシゴト・三カ条
ご無沙汰しております。チリツモ。です。
ちゃんと毎日更新しなくちゃぁね～～～～～。やぁね(〃▽〃)ﾎﾟｯ
今日は、わたしのオシゴト・三カ条を発表しようと思います～
昼間勤務で、事務方をしているワタクシ。
できれば、ワタシ発のミスはなくしたい！
恐れ多くは部署単位でもミスを減らしたい！
ということで、こんなことをワタシの中での心構えとして作成しました。
それは・・・・
つつがなく～～～～～～～～～
滞りなく～～～～～
ヌケモレなく！！！！
です。
大きな文字で言うことでもないのですがね(^^;
つつがなく、とは。
順序良く、計画性をもって取り組む、という意味です。
全ての依頼されたタスクを付箋に書き出して、毎日持参しているオシゴト用手帳にはりつけています。
それとは別に、日報も書いています。
いや、特に提出の義務はまったくないのですが、朝一番でおおよその予定を組んで、後は３０分毎にやったことを振り返りながら、ノートに記入していきます。
こんなフォーマットでやっています。
まず、、、
「予定」欄に、朝一で予定をパパパッと入れて、一日の流れをイメージさせます。
「業績」欄は、実際にやったことを書いていきます。
「頼まれたことリスト」に、頼まれたことをメモしていきます。
「電話」で来たことも、ヌケモレなく書いておきます。
いずれも、終わったら、チェック入れるなりなんなりして、消していきます。
爽快ですよ。
とどこおりなく、とは。
依頼されたタスクをいつまでも、手元においとかない、
すぐやる！！！という意味です。
経理の知識があるわけでもない、労務の実務経験があるわけでもない、平々凡々なワタクシに今すぐ出来ることは、すぐ着手することです。
チリツモ。ちゃんに投げとけば、すぐやってくれるよね、ということで一定の評価を頂いております（笑）
勿論、案件がたくさんあってすぐには出来ないこともあります。
そのようなときは、
- こういう事情ですぐ着手は難しいこと
- でも、○○時からならできるであろうこと。
で、その結果、××時くらいに仕上がるであろうこと。 - その場合、これくらいのクオリティーを担保出来ること
- それでダメなら、別の人に頼むか、ワタシにシゴトを依頼してる人と直にかけあってもらって、やる順番を交代すること
を提案しています。
大体は、２．までで納得してもらっています。
押さえておくのは、デッドラインはいつか、ということですかね。
基本、来た順にタスクをこなしているのですが、
適宜、重要度や急ぎ度によって、多少、並べ替えてるときがあります。
それもまぁ、デッドラインがいつかで最終判断をしたり、してもらったりしています。
同じ人がいくつも依頼してきたら、その中でその人に「どれからやってもらいたいか」を決めてもらったり。
依頼者は安心ニッコリ。ワタシはストレスなく仕事できてニッコリで、Win-winな関係なのです。
ぬかりなく、というのはどういうことか。
せっかく、ちょっぱやで仕上げたシゴトも、ヌケモレがあっては意味がありません。
よぅく、確認を入れて差戻しがないように努めます。
ワタシ発のミスがないように・・・
- 誤字脱字がないか
- 記入漏れがないか
- 要件はすべてクリアしているか
などをチェックします。特に、一旦作業したら、２～３分ほどあけて再びセルフチェックします。最低限2度見します。
依頼元発のミスがないように・・・
- 少しでも不明なところがあったら、早々に質問
- いつもと違うところが見受けられたら、それもそれでいいのか質問
- この先、この案件はどんな流れでドンブラコするのか、ざっくり確認。次の係の人が扱いやすいように、整理しとく
くらいはやっています。
まとめ
可能な限り、ミスを避けたいのは長年の課題ですが、
回避するコツは、依頼元とよく会話することでしょうか。
何をしたいのか、何を希望していたり期待しているのか、どういう結果が誰が必要なのか、といったことをさりげなくヒアリングしていきます。
例えば、この仕事を最終的に判断するのは、担当者なのかその上司なのかで、多少仕上げを変えますのでね。
具体的には、
担当者に見せるのは、割と詳しく出力します。Excelひとつとっても、この結果は、どういう条件で出したものなのか、とかその根拠は、とか、その上の人に充分説明できるくらいくわしく書いておきます。
逆に、エライ人に見せるモノほど、シンプルに必要最低限に簡潔に造ります。
忙しいから、ちゃっちゃと判断出来るようにね。
まぁ、それは今度話すとして・・・。
というわけで、まとめとしては、コミュニケーション大事！超大事！です。
問題は、わたし、地味すぎてこれら一連の努力が、ちゃんと評価されているのか微妙なんですがねorz
きっと誰か、見てくれてると信じて(*’ω’人*)
評価につながるように、お仕事するのも課題ですな。
やれやれ。